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案例解析

郵件歸檔解決方案在中國工商銀行紐約分行的實施

中國工商銀行
成立于1984年,是中國最大的商業銀行,是中國五大銀行之首,世界五百強企業之一,上市公司,擁有中國最大的客戶群。截至2011年末,總資產154,768.68億元,比上年末增加20,182.46億元,增長15.0%。擁有408,859名員工,通過16,648個境內機構、239個境外機構和遍布全球的1,669個代理行以及網上銀行、電話銀行和自助銀行等分銷渠道,向411萬公司客戶和2.82億個人客戶提供廣泛的金融產品和服務,基本形成了以商業銀行為主體,跨市場、國際化的經營格局,在商業銀行業務領域保持國內市場領先地位。


概述:
  中國工商銀行紐約分行于2008年9月16日獲得紐約州銀行局頒發的營業執照,成為工行在美國開設的第一家營業性機構。依據美聯儲批復,中國工商銀行紐約分行可以經營批發性商業銀行業務(包括大額存款、貸款、貿易融資、美元清算、資金業務等)。紐約分行將作為中國工商銀行在美業務平臺,在許可的業務范圍內積極開展業務,為客戶提供優質金融服務,推動中美兩國之間的經貿、科技與文化交流。 作為在美國紐約開設的銀行機構,工商銀行紐約分行要面對嚴格的法規遵從、對郵件的全面管理、響應緊迫的訴訟證據支持等多項需求,安裝郵件歸檔系統成為當務之急。在對比過多家知名歸檔廠商的產品后,最終工商銀行紐約分行選擇了MessageSolution的郵件歸檔系統EEA。基于MessageSolution對銀行業的了解和豐富的成功實踐經驗,針對紐約分行不斷擴大業務隨之而出現的郵件數量大的問題,考慮紐約分行的實際需求,MessageSolution為工商銀行紐約分行提供了一套使用簡單,技術專業,個性化、全方位的郵件歸檔解決方案 中國工商銀行紐約分行為實現法規遵從和集中管理的目標,實施了MessageSolution提供的企業郵件歸檔系統EEA,從而滿足了法規要求,實現了郵件的集中化管理,具有了快速響應法律訴訟的能力,保障了郵件的數據安全。

 

產品需求 :

為工商銀行紐約分行量身定做的郵件歸檔解決方案解決了紐約分行以下的需求:
法規遵從:薩班斯?奧克利法案(Sarbanes-Oxley Act)要求上市公司保留所有業務記錄,包括電子記錄和郵件在內,不少于5年。另外上市公司和注冊會計師事務所必須保留構成審計或評估基礎的審計工作報告,文檔和證明其結論的信息至少7年時間。即和審計工作報告和財務管理有關的電子郵件通訊業至少要保留7年。
集中管理:郵件分散到各個郵箱中,對重要郵件的查看、誤刪等操作無法控制,出現問題無法彌補,對郵件中的敏感信息無法實時監控。
快速搜索:
迅速查找特定郵件,以響應緊急的訴訟支持或對某項目進行跟蹤。
結合工商銀行紐約分行的環境和需求,同時考慮到使用EEA時的便捷性、可擴展性和安全性,MessageSolution為紐約分行實施了界面友好、操作簡便、參數擴展、運用壓縮加密、日志記錄和密鑰認證等方式保證安全的郵件歸檔系統EEA。 為工商銀行紐約分行實施歸檔系統的過程中,有一個重要的特點:公用的地址本非常龐大,達十多萬,屬于整個工行共用。為了高效便捷地進行日常工作,在實施歸檔過程中,允許客戶單獨維護一份本地地址本,再從這里同步用戶。這種解決方法非常有效,在保證郵件正常歸檔的同時,也使日常工作得以高效進行,充分體現了MessageSolution郵件歸檔實施的實用性和靈活性。

 

總結 :
  郵件歸檔系統投入使用后,法規遵從得到了保證,對郵件的集中管理、敏感信息的監督得以實現,快速搜索郵件可以有模糊搜索、二次查尋、搜索內容附件等多種方式,同時郵件數據以原來所占空間的30%容量被歸檔到歸檔服務器上,從而大大減少了存儲空間,優化了服務器資源,提高了運行效率。至此,MessageSolution為工商銀行紐約分行實施郵件歸檔系統EEA滿足了客戶的郵件歸檔需求,收到了良好的效果。

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